היי יוסי
קודם כל אפשר להתקין גימייל באוטלוק בכל הגרסאות כולל 2010, 2013 ומעלה.
צריך ליצור סיסמא לאפליקציה (בתוך החשבון גימייל), וזה עובד חלק.
לגבי מה ששאלת, לדעתי ששמתקינים מס' חשבונות גימייל באוטלוק, לכל חשבון יש את דואר נכנס שלו (inbox).
אפשר למשוך את ה inbox מכל תיבה למעלה ל favorites (מועדפים), ואז זה יותר נוח.
בשביל לאחד את כל התיבות, אתה יכול לקבוע בחשבון גימייל שמתי שנשלח אליך מייל, יעבור ויועתק אוטומטית לחשבון אחר (זה נקרא forwarding).
בשיטה הזו אתה יכול לקחת חשבון גימייל אחד שתחשיב אותו כראשי, ובחשבונות האחרים תעשה forwarding אליו, ותשתמש רק ב inbox שלו.
בשיטה אחרת, יש באוטלוק אפשרות ליצור חוקיות (rules) שמתי שמתקבל דואר במקום X יועבר אוטומטית לתיקייה.
https://support.microsoft.com/en-us/office/set-up-rules-in-outlook-75ab719a-2ce8-49a7-a214-6d62b67cbd41
הרבה משתמשים יוצרים חוקיות שמתי שמתקבל מייל לממישהו ספציפי, זה עובד אוטומטית לתיקייה שהם יצרו, וככה זה עושה סדר.
בהצלחה