מדריך אקסל לעיצוב מותנה. איך להדגיש את מה שחשוב באמת!

רוצים שאקסל ידגיש נתונים חשובים בצורה אוטומטית? רוצים להציג דוחות שמובילים למסקנה ברורה? רוצים שכל מי שמסתכל על הדוח יבין בדיוק מה המשמעות שלו? בואו ונראה כלי פשוט לעיצוב נתונים חשובים בצורה אוטומטית.

מאת איל ברדוגו, מומחה לאקסל

בעיית עומס המידע ב-Excel

אקסל היא אומנם תוכנה מדהימה, אך אנחנו עדין בני אדם שלפעמים – "מרוב עצים לא רואים את היער".

פעמים רבות קורה לנו שאנו מציגים דוח המכיל אוסף אדיר של נתונים, ומי שקורא את הדוח מתקשה להתמקד בדברים החשובים באמת –בנוסף לכך, פעמים רבות, מרוב נתונים, אנחנו לא שמים לב לנתונים חריגים במיוחד – שעשויים להעיד על בעיה בעסק (או על טעות בדוח…).

לאקסל יש כלי פשוט מאוד, שמסייע מאוד להדגיש בצורה אוטומטית נתונים החשובים לנו. הכלי נקרא עיצוב מותנה.

עיצוב מותנה מאפשר לנו להגדיר כללים באקסל, שלפיהם Excel  תעצב עבורנו רק נתונים שמעניינים אותנו.

בואו נראה דוגמא פשוטה:

להפריד בין ערכים חיוביים לשליליים.

נניח לצורך הדוגמא שאנו רוצים שכל ערך שלילי בעמודה D יצבע בצבע אדום.

נעשה זאת כך :

• נסמן עם העכבר את עמודה D.
• נלחץ בלשונית בית > בקבוצה סגנונות > על כפתור עיצוב מותנה

• בתפריט הנפתח נבחר כללי סימון תאים > קטן מ…

• כעת נפתח מסך קטן שמאפשר לנו להקליד את הפרטים

בשדה הראשון – נקליד את הסיפרה אפס

ובשדה השני – נוכל לבחור כיצד לעצב את כל הערכים הקטנים מ-0.

שימו לב שמעבר למספר עיצובים מוכנים, אקסל מאפשר גם להגדיר עיצוב מותנה בעצמנו.

מייד לאחר שנלחץ אישור – כל התאים המכילים ערכים שלילים בעמודה D, נצבעו באדום.

בצורה זו ניתן לעצב כל ערך שמעניין אותנו – ולהדגיש אותו כך שמביט בחטף על הנתונים, רואה מייד את הדברים המעניינים.

אך הדוגמא שהראנו היא פשוטה יחסית, אקסל מאפשר לנו פעמים רבות, לחסוך שימוש בגרפים, באמצעות העיצוב המותנה.

עיצוב מותנה מתוחכם יותר (תוכנת אקסל)

נניח לדוגמא שיש לנו טבלת מכירות של נציגים בחברה מסוימת, הטבלה נראית כך:

ואנו מעוניינים לראות באופן מיידי מיהם הנציגים החזקים, ומיהם החלשים.

נסמן את עמודת המכירות.

נבחר בעיצוב מותנה > סרגלי נתונים > ונבחר בצבע היפה בעינינו.

לאחר שבחרנו צבע  – אקסל צבע את המכירות של כל נציג, בצורה גרפית, כך שניתן להבחין בקלות מיהם הנציגים החזקים, ומי החלשים.

מומחה בתוכנת אקסל (Excel) בניית סקריפטים במקרו

שלום, אני איל ברדוגו, ואני מומחה ל- Excel ול- Access. ההתמחות שלי ייעול תהליכים.

אני הופך כל תהליך עבודה באקסל לאוטומטי לחלוטין, ובכך חוסך ללקוחותי זמן וכסף רב.

אני מפתח מאקרויים מורכבים ולוקח את העוצמה האדירה של אקסל, צעד אחד קדימה. אשמח להיות לכם לעזר בכל הקשור לתוכנת אקסל.

בקרו באתר של excel.kova.co.il לעוד פרטים